首页 | 加入收藏 | 联系我们|English

智能交通系统研究中心会议、学术活动、来访接待分级管理办法

发布时间:2016-07-07 09:43:00    


智能交通系统研究中心文件

2016010

 

 

 

智能交通系统研究中心

会议、学术活动、来访接待分级管理办法

 

一、为进一步加强和规范中心各类会议(学术活动)和来访接待的管理,提高会议和接待的工作效率和质量,特制定本办法。

二、本办法适用与中心管理和建设相关的会议(含学术活动)及来访接待。

三、分类

一类:由上级主管部门通知的,由中心主办、承办的会议、学术活动、来人来访及调研接待;由校职能部门通知的,有校领导、职能部门领导参加的会议、学术活动、来访及调研接待。

二类:由中心组织或发起的国内外学术会议和活动;与中心发展建设有直接关系的来人来访及调研活动;协作、共建单位委托承办、协办的各类会议及活动。

三类:由中心各研究所、杂志社承办的科研会议和学术活动;由各研究所、杂志社邀请的与中心建设和发展有直接关系的相关单位、专家、学者调研、来访与交流活动。

四、审批

上述三类类会议(学术活动)和来访接待按以下流程审批:

一类:负责人(联系人)接上级主管部门和校职能部门的通知后将会议通知、调研接待函报综合办公室;如需中心出资的会议和活动,综合办公室准备会议预算——报中心主管领导审批需,——成立由中心领导参加的会务工作组,做会议布置安排——由中心组织承接全部会务工作。

二类:会议、活动的组织者(联系人)在会议及活动召开前一周及以上,向综合办公室提交会议申请、会议通知、调研接待函。需中心出资的会议和活动,同时报会议预算——综合办公室报中心主管领导审批——成立由中心领导或综合办公室人员参加的会务组,做会议布置安排(组织者或联系人参加)——由中心组织承担相关会务工作。

三类:各研究所所长、杂志社执行主编在会议及活动召开前三天及以上,向综合办公室提交会议申请、会议通知、调研接待函,同时提出需要综合办公室配合完成的会务工作——综合办公室报中心主管领导审批——成立由相关研究所或杂志社人员参加会务组,做会议布置安排(提出申请的单位需参加会务组织)——由中心配合承担部分会务工作。此类会议经费原则上由提出会议的单位承担。

五、会务及接待操作规程

一类:

1、综合办公室接上级部门和校职能部门通知后,填写会议申请表,附上级主管部门及校职能部门下达的会议及活动通知、来人来访单位调研及接待函件,需中心出资的会议和活动,同时报会议预算。报中心主管领导审批。

2、由中心主管领导负责成立会务组,布置会务组织及分工。

3、综合办公室承担以下会务工作:

1)负责会议及活动人员行程安排(住宿、接送、用餐);

2)负责会议室安排(清洁、茶水、会标、桌签、欢迎屏);

3)负责实验室参观安排(参观路线、参观接待人确定);

4)负责学术会议和活动的学生参与组织工作;

5)负责会议及活动宣传(组织撰写新闻稿,其中有校领导或者上级主管领导参加的会议和活动,申请宣传部来人照相(摄像),新闻稿报校综合新闻网发布,同时在中心网站发布;其他由中心组织会场照像,新闻稿在校内新闻及中心网站发布。负责宣传展版、宣传资料及活动聘书等制作)。

6)负责由中心出资的会议和活动经费预算和报销工作。

二类:

1、会议、活动的组织者(联系人)在会议及活动召开前一周及以上,向综合办公室提交会议申请、会议通知、调研接待函。需中心出资的会议和活动,同时报会议预算。

2、由中心主管领导负责成立会务组,布置会务组织及分工,会议和活动的组织者(联系人)为会务成员之一,负责与外单位参会人员的协调工作。

3、综合办公室承担以下会务工作

1)负责会议及活动人员行程安排(住宿、接送、用餐);

2)负责会议室安排(清洁、茶水、会标、桌签、欢迎屏);

3)负责实验室参观安排(参观路线、参观接待人确定);

4)负责学术会议和活动的学生参与组织工作;

5)负责会议及活动宣传(组织撰写新闻稿、组织会场照相,新闻稿在校内新闻及中心网站发布。由中心负责人批示在校综合新闻发布的稿件,负责联系宣传部发布。负责宣传展版、宣传资料及活动聘书等制作);

6)负责由中心出资的会议和活动经费预算和报销工作。

三类:

1、各研究所所长、杂志社执行主编在会议及活动召开前一周及以上,向综合办公室提交会议申请、会议通知、调研接待函,同时提出需要综合办公室配合完成的会务工作,报中心主管领导审批。

2、根据会议和活动提出人的申请,综合办公室配合完成相关会务工作,与参加会议和活动的人员联络由申请人负责。

3、由申请人组织撰写新闻稿、组织会场照相,新闻稿报综合办公室在校内新闻或中心网站发布。如需在校综合新闻发布,需向中心负责人提出申请,审批后综合办公室报宣传部发布。

 

 

 

 

智能交通系统研究中心

201671

 

 

 

 

 

 

 

附:智能交通系统研究中心会议、活动、来人来访接待申请表

 

                智能交通系统研究中心

             会议、活动、来访接待申请表

                        申请时间                    

会议/活动/来访

接待题目

 

举办时间

 

申请人(部门)

 

等级

 

会议/活动/来人来访接待内容

(含需接待的人员情况、活动议程、会务安排需求等)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

审批意见

 

 

 

 

申请人签字

 

 

领导签字(盖章)

 

 

 

         

 

                         

  

版权所有©友友炸金花安卓版下载教育部工程研究中心   技术支持:support_ercts@whut.edu.cn
通讯地址:湖北省武汉市武昌区和平大道1040号125信箱    电话:027—86582280    邮箱:itsc@whut.edu.cn